Verschiedene Laienseelsorger berichteten von den Mehrbelastungen, die durch die immer häufiger auftretenden und immer länger andauernden Vakanzzeiten entstehen. Seidel machte deutlich, dass die Diözesanleitung von einem nicht vollständig besetzten Seelsorgeteam nicht erwarte,  dass es alle entstehenden Lücken abdeckt.  „Dann gibt es halt mal keine Firmkatechese“, sagte Seidel als  Beispiel dafür, wie man je nach Situation vor Ort Ressourcen einsparen könnte. Der Schutz der Mitarbeiter, auf deren Schultern in einer Vakanzzeiten die Aufgaben verteilt werden, sei ihm ein wichtiges Anliegen. Vertreter des Berufsverbandes VKRG forderten in der Versammlung darüber hinaus, dass für solche Sondersituationen ein Arbeitszeitkonto für die Betroffenen eingerichtet wird, damit die anfallende Mehrbelastung irgendwann auch wieder ausgeglichen werden kann. Solche eine Regelung gibt es für pastorale Mitarbeiter bislang nicht.

Die Berufsgruppe der Gemeindereferenten besetzt zur Zeit mit 126 Personen rund 107 Vollzeitstellen in der Diözese Würzburg. Nach einem Einbruch bei den Studienanfängern erholen sich die Ausbildungszahlen langsam wieder. Trotzdem können in den nächsten drei Jahren im Schnitt jährlich nur zwei neue Mitarbeiter für den Dienst ausgesandt werden. Die aktuell über 50 vakanten Stellen für pastorale Mitarbeiter in der Diözese können so auf absehbare Zeit nicht besetzet werden. Domkapitular Seidel kündigte an, dass es diesbezüglich ganz grundsätzliche Überlegungen brauche, wie es mit der Seelsorge in den nächsten Jahren weiter gehen soll. Die Versammlung der Gemeindereferenten rund um die Berufsgruppensprecher Simone Büttner und Hubert Hemmerich wies in diesem Zusammenhang auf die Veränderungen des Berufsbildes in den letzten Jahren hin. Die Arbeit würde immer ausdifferenzierter, die Verantwortung für den Einzelnen wachse. Hintergrund seien eine immer dünner werdende Personaldecke bei gleichzeitig größer werdenden Seelsorgeeinheiten. 
Die sich der Tagung anschließende dreitägige Fortbildung versuchte deshalb auch, Themen aufzugreifen, die den Laienseelsorgern Hilfe geben, mit diesen Veränderungen umzugehen. Mit Blick auf den Alltag in der Seelsorge beschäftigte sich eine Gruppe gemeinsam mit Mitarbeiterseelsorger Hermann Simon mit der Frage, wie sich heute Berufung leben lässt. Eine weitere Fortbildungsgruppe  suchte gemeinsam mit den Organisationsentwicklern Brigitte Amend und Dr. Martin Schwab nach konkreten Möglichkeiten, die Qualität der eigenen Arbeit zu verbessern.  Eine dritte Arbeitsgruppe lernten mit dem Diplompsychologen Dr. Georg Kortmann das Resilienzkonzept kennen. Dabei geht es um die Frage, wie man belastende Situationen besser durchstehen kann. Die Förderung der Resilienz ist wichtig sowohl als pädagogischer Auftrag für die Arbeit in der Seelsorge als auch als Selbstsorge für die hauptamtlichen Mitarbeiter.